Le journal interne : et si mon entreprise communiquait avec moi ?

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Travailler au sein d’une entreprise, c’est participer à son essor, sa réussite. En échange, à tous niveaux, les employés veulent comprendre en quoi leur activité est utile, la mettre en perspective. Une attente qui se renforce davantage en période de crise.
Bien communiquer en interne devient indispensable : pour rassurer les collaborateurs, éviter le départ des meilleurs…et informer sur les réussites qui sont in fine le résultat de l’activité de tous.
Le journal interne – ou journal d’entreprise – s’avère un très bon outil de communication interne, mais les entreprises hésitent : que dire, comment et à quelle fréquence ? Par ailleurs, la volonté ne suffit pas toujours et il arrive parfois que les tentatives échouent : le journal n’est pas lu, la communication interne est oubliée. Pour quelle raison ? Est-ce que ce sont les équipes qui ne voulaient-elles pas être informées ou l’information elle-même qui n’était pas pertinente ?

1 – Avant tout, quel objectif et quelle cible pour le journal interne ?

A – Définir mon objectif général pour chaque publication

  • Rassurer les équipes en temps de crise, apaiser les tensions internes
  • Valoriser les collaborateurs
  • Favoriser l’engagement des salariés, renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise
  • Les informer sur les évolutions, les succès, les échecs, la vie sociale de l’entreprise
  • Accompagner le changement : Les prévenir et leur faire accepter un changement important (un déménagement, un changement de dirigeant, l’ouverture d’un nouveau service)
  • Décloisonner, fédérer les collaborateurs d’une entité, créer du lien, susciter la cohésion
  • Renforcer  la culture d’entreprise

B – Définir ma cible

Les salariés d’une entreprise ne constituent pas un public homogène. Tous les salariés de la structure sont des lecteurs potentiels du journal interne, mais certains sujets intéressent plus des équipes que d’autres, notamment si un article décrit leur unité ou un de leurs membres. Il faut donc procéder méthodiquement à une segmentation précise de votre cible.

  • Cible primaire : l’ensemble des employés et services, uniquement les départements « production », la direction, etc.
  • Cible secondaire : le département marketing, les ouvriers….
  • Cible tertiaire : ….

2 – Quel contenu pour le journal d’entreprise ?

Délicate question…En fait, le plus simple, c’est de définir ce qu’il n’est pas.

A – Information vs Publi-rédactionnel

Le contenu ne doit pas être du publi-rédactionnel vantant les directeurs ou les managers

Les équipes ne sont pas dupes. Cela véhicule l’impression que ce support est un nouveau moyen pour les « forts potentiels » ou les « talents » de se mettre en avant.
Le journal interne est un moyen pour valoriser tous les collaborateurs. Ne commencez donc pas par les directeurs. Mettez en exergue un salarié qui n’a pas de fonction managériale lors de votre premier numéro, les équipes sauront que ce support est pensé pour eux.

Il est vrai qu’il est difficile de gérer les égos de certains managers. Leur faire comprendre qu’un ouvrier / employé aura droit à un article de fond et pas eux, peut s’avérer une tâche délicate. La direction doit comprendre que le journal d’entreprise est un journal à destination des équipes et pour les équipes.

B –Équilibre du contenu

Si vous savez équilibrer les informations corporate (de l’entreprise) et celles de proximité (proches des salariés), le journal interne trouvera son public.

C–Équilibre texte / image

Après, comme tout support, il faut le rendre appétissant : mettez-y du texte, des photos, des dessins, des diagrammes…et présentez-le dans une charte agréable sur un support de qualité (mais pas luxueux). Le petit plus si votre journal web c’est d’y ajouter du son ou de la vidéo. C’est le meilleur moyen de rentre votre support dynamique et vivant.

Exemple ci-dessous : Dossier « découverte » sur les activités de l’Amicale du CHSF dans le magazine Forum de Genopole.

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3 – Définir la ligne éditoriale et les sujets

Lancer un journal interne implique de définir la ligne éditoriale, le rubricage, le ton des articles, le planning des parutions et le support.
Le journal interne ne peut se contenter d’être un feuillet de mauvaise qualité photocopié avec comme seul contenu, les discours lénifiants des différents directeurs.
Les équipes jugent par la qualité du journal interne le respect que l’entreprise a pour eux. Un document de qualité correcte ne nécessite pas un budget important surtout si le support est électronique.
Pour plus de clarté, quelques exemples à adapter à votre entreprise.

A – Ligne éditoriale

Que n’aborderons-nous jamais ?

Le détail des plans marketing et commercial pour l’année à venir pour des raisons de confidentialité, le salaire, la vie privée, Les rumeurs attendues à la machine à café…

Qu’allons-nous écrire ?

  • Focus sur l’entreprise avec quelques éléments de vie quotidienne
  • Valorisation des salariés : compétences dans leur activité, à l’extérieur, politique RH…
  • Fiche de formation : le vocabulaire du marketing, comment transformer un document en pdf…
  • Questions / Réponses sur la vie d’entreprise : la participation, les mobilités internes…
  • Comptes-rendus de manifestations /événements,  annonce d’événements

Un exemple de rubricage

Le minimum est de 3, le maximum de 10. Il vous faudra maintenir ce découpage tout au long des parutions, ne soyez pas trop gourmand au départ.

  • Edito. C’est l’un des seuls endroits où le collaborateur peut accepter de voir discourir le PDG ou un directeur…
  • Rubrique 1 : Le bilan de l’activité depuis la dernière parution
  • Rubrique 2 : Mise en avant d’une unité de l’entreprise
  • Rubrique 3 : La prochaine phase importante pour l’entreprise
  • Rubrique 4 : Mise en avant d’un collaborateur dans sa vie extra-pro
    Exemple : entraîneur d’une équipe de foot et comptable dans la société
  • Rubrique 5 : Exemple de client satisfait mettant en valeur le savoir-faire d’une équipe mal-connue de l’entreprise
  • Rubrique 6 : Questions – Réponses / témoignages / Interviews / Retours d’expérience
  • Rubrique 7 : Informations utiles pour la vie personnelle
    Exemple : Petites annonces des salariés (gratuites), focus sur des sites internet utiles pour la garde des enfants, du co-voiturage etc…

PS : Vous pouvez également considérer un découpage géographique ou sectoriel selon le type d’organisation, cela permet au lecteur d’aller directement vers le chapitre qui le concerne et l’intéresse.

Ton des articles

  • Adapté à la pyramide des âges des lecteurs et à leur activité
  • Privilégiez un ton simple et direct

B – Formats et supports

  • Formats
    • Magazine
    • Journal
    • Lettre d’information ou newsletter
    • Court-métrage vidéo
    • Message audio
  • Supports
    • Format électronique : Doc Word, PDF, corps d’email, support dédié pour une lecture virtuelle du journal en ligne
    • Support imprimé

C – Périodicité

La périodicité varie évidemment en fonction du volume d’information, qui dépend lui-même de la taille de l’organisation. Elle peut être mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle.

Mais ce qu’il faut retenir c’est que votre journal a de plus grande chance de trouver son lectorat s’il est publié à des intervalles réguliers.

Certains directeurs de la communication interne vous recommanderont aussi de distribuer le journal interne en même temps que la fiche de paie ! Les employés sont plus enclins à consulter le journal d’entreprise s’il est distribué en même temps que le document qu’ils attendent chaque mois avec impatience.

4 – La preuve par l’exemple

Je vous ai créé deux unes. Elles sont stéréotypées pour des raisons pédagogiques.

A – Imaginez que vous soyez de la SOCIETEX et que vous receviez ce journal interne

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  • Avez-vous l’impression que cela a été pensé pour améliorer la communication entre les équipes ?
  • Le visuel n’est-il pas trop client ?
  • A la lecture, vous pensez : « encore un support coûteux de et pour la direction avec du bla-bla dedans, je ne vais rien apprendre avec ça, tout le contenu doit être contrôlé…La direction vous parle…bof ! »
  • Par professionnalisme, une partie des managers va le lire, mais les équipes…cela va finir dans la poubelle d’ici la fin de la semaine ou si le support est électronique, directement dans la corbeille.
  • Après quelques parutions, la direction s’en rendra compte, les managers auront la consigne de le lire lors de leur réunion hebdomadaire avec leurs équipes. Bref, perte de temps, perte d’argent et la communication interne devient une obligation. Et elle sombrera petit à petit dans la case dépense inutile avant de disparaître, remplacée par une journée à la mer ou rien du tout d’ailleurs.

B – Imaginons que vous êtes un membre de Madmagz.com et que vous receviez le support suivant.

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  • Ce journal a une charte plus simple, moins journal économique. Il se veut visiblement plus proche des équipes et de leurs problématiques.
  • La une met clairement en avant une équipe de l’entreprise, celle de rédaction du blog, qui est d’ailleurs positivement qualifiée comme « créative ». Le visuel accentue cette idée d’équipe.
    NDLR : Nul n’est mieux servi que par soi-même
  • Un sujet corporate, la satisfaction client, est traité dans l’angle « objectif commun, travail d’équipe » et non plus par un article flatteur sur le Directeur commercial et son parcours brillantissime. De plus, entre deux sujets de proximité, il est plus acceptable.
  • Le dernier article aborde une phase importante dans la vie des salariés, le déménagement dans un futur local. Ce sujet permet d’aborder le règlement intérieur sous forme de rappel.
  • L’emploi du nous est important pour renforcer l’idée de groupe.
    Vous remarquerez la baseline « Partageons nos idées », qui évoque l’interaction. Si vous arrivez à susciter la confiance de vos lecteurs, certains collaborateurs vous proposeront des sujets et accepteront plus facilement d’être vu et lu sur le support.
  • Gardez à l’esprit que l’important est que le lecteur ouvre le support. Il faut essayer de susciter son intérêt. Si l’article lu est pertinent, la présentation agréable (pas luxueuse), le lecteur aura la curiosité d’en lire un autre.

NDLR : Bien sûr, si votre équipe est composée de stars, votre magazine aura encore plus de succès. Merci à l’équipe du Docteur House (série sur TF1) d’avoir posé pour illustrer mon article.

5 – Et maintenant…

Le journal interne a mérité des ouvrages de plusieurs centaines de pages, j’espère que ce petit article vous permettra de démarrer votre réflexion sur le sujet.

N’hésitez pas à feuiller ce journal interne du Genopole. Il s’agit d’un très bon exemple de ce qu’il est recommandé de faire en matière de journal d’entreprise :

  • Tourné vers les employés/les partenaires et non la direction : édito rédigé par les partenaires du CHSF, chronique génopolitaine, concours, petites annonces, courrier des lecteurs…
  • Informatif : Actu Genopole, calendrier de séminaires, petites annonces
  • Bon équilibre informationnel : corporate / articles de proximité
  • Dynamique : Alternance du type de rédactionnel et d’actu : article de fond (biothérapie news p 13, la parité et l’égalité hommes-femmes p 10), brèves, reportages, portraits, concours, annonces
  • Bon ratio texte / image : vivant, grande présence de visuels, de couleurs
  • Collaboratif : courrier des lecteurs, participation à la rédaction de l’édito des partenaires
  • ludique, « détente » : jeux, concours de gâteaux au chocolat, recettes de cuisine

 

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A bientôt

Véronique